Privacy beleid

Versie: 29 december 2025

Brand Boekhouders B.V. (hierna aan te duiden als “Wij”) Keizersgracht 62, 1015 CS Amsterdam is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Contactgegevens:
  
  • Voor- en achternaam;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.
• Identificatiegegevens:
  
  • Burgerservicenummer (BSN);
  • Paspoortgegevens;
  • ID-Nummer;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Geboorteplaats;
  • Kopie van identiteitsbewijzen;
  • Contactgegevens die u via een app heeft ingevoerd.
• Financiële gegevens:
  
  • Bankrekeningnummer (IBAN);
  • Omzetgegevens;
  • Leningen;
  • Financiële verplichtingen.
• Locatiegegevens:
  
  • IP-adres.
• Overige persoonsgegevens:
  
  • Die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

• BSN-nummer
• Financiële gegevens
• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij er toestemming is van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u vreest dat er zonder toestemming persoonlijke gegevens is verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op: hallo@brandboekhouders.nl, dan wordt de informatie verwijderd.

Bank- en transactiegegevens via erkende betaaldienstverleners

Wanneer u uw bankrekening koppelt aan ons platform via een erkende betaaldienstverlener, worden rekening- en transactiegegevens verwerkt.
Het gaat hierbij om gegevens zoals:

• rekeninghouder,
• IBAN,
• transactiebedragen,
• data, omschrijvingen en tegenrekeningen,
• en eventueel het banksaldo.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt om uw financiële administratie en boekhouding correct en efficiënt te kunnen uitvoeren.
De koppeling met uw bankrekening verloopt altijd via een beveiligde verbinding conform PSD2-richtlijnen.
Brand Boekhouders heeft geen toegang tot uw bank-inloggegevens en ontvangt alleen de transactiegegevens die u expliciet heeft gedeeld via de koppeling.
Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening en de wettelijke bewaartermijnen die voortvloeien uit fiscale verplichtingen.

Documenten in het klantportaal

Klanten kunnen via het portaal documenten uploaden, zoals bonnen, facturen en andere administratieve bescheiden.
Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten van de klant of van derden (bijvoorbeeld leveranciers of medewerkers).

Brand Boekhouders verwerkt en bewaart deze documenten uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt — namelijk het uitvoeren van administratieve en fiscale diensten.
De documenten worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is (meestal 7 jaar op grond van fiscale bewaarplicht), tenzij de klant verzoekt om eerdere verwijdering en dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen.

Grondslag en doel verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens:

• Om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die we met u zijn aangegaan;
• Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Op grond van wettelijke verplichtingen, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte;
• Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• Om onze administratie, fiscale en adviesdiensten te leveren;
• Om (elektronische) nieuwsbrieven te verzenden.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

• Wij bewaren uw persoonsgegevens, verstrekt via de website of ons klanten portaal, niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld;
• Voor bepaalde documenten geldt een bewaarplicht. Ondernemers zijn verplicht hun administratie minimaal zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Deze termijn vangt aan na afloop van het boekjaar. Wij zullen bepaalde documenten dus voor de Belastingdienst 7 jaar bewaren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en zullen deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gebruik van verwerkers en subverwerkers
Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde derde partijen die ons ondersteunen bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit betreft onder andere:

• IT- en hostingproviders voor het klantportaal en de beveiligde opslag van gegevens;
• GoCardless voor het ophalen van bank- en transactiegegevens via PSD2-koppelingen;
• OCR-providers; Klippa en Taggun, voor het verwerken en herkennen van bonnen en facturen;
• HubSpot voor klantbeheer en communicatie;

Al deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en niet voor eigen doeleinden. Zij zijn verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om uw gegevens te beschermen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De website maakt gebruik van analytische cookies van Google Analytics, Google Ads, Google Tech Manager, Posthog, Sentry en Calendly. Uw IP-adres wordt niet volledig gebruikt zodat hier sprake is van een anonieme deling. De resultaten van Google Analytics worden uitsluitend gebruikt om de bezoekersstatistieken bij te houden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens indienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Wij wijzen u erop dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Wijzigingen aan ons privacybeleid

Wij werken ons privacybeleid op gezette tijden bij. Wij zullen u op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen door het nieuwe privacybeleid te publiceren op deze website.

Contactgegevens

Brand Boekhouders B.V.
Functionaris Gegevensbescherming: Ruben Baggen
Herengracht 39, 1015 BB Amsterdam
www.brandboekhouders.nl
hallo@brandboekhouders.nl