Versie: 6 augustus 2026

Brand Boekhouders B.V. (hierna: “wij”), Herengracht 39, 1015 BB Amsterdam, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid.

Onze rol

Voor de diensten die wij zelf aan u leveren, zoals het voeren van uw administratie, het verzorgen van belastingaangiften en het geven van fiscaal advies, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Documenten die u bij ons aanlevert (zoals facturen en bonnen) kunnen ook persoonsgegevens van anderen bevatten, bijvoorbeeld van uw leveranciers of medewerkers. Deze gegevens ontvangen wij dus niet van die personen zelf, maar via u. Wij verwerken ze uitsluitend voor zover dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening aan u. Voor zover wij gegevens louter in opdracht en volgens instructies van een klant verwerken, treden wij op als verwerker en is de klant zelf verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de betrokkenen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Contactgegevens:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Identificatiegegevens:

• Burgerservicenummer (BSN)
• Paspoort- of ID-kaartgegevens (documentnummer, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht zoals vermeld op het document)
• Kopie van identiteitsbewijzen (in het kader van het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft, zie hieronder)

Financiële gegevens:

• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Omzetgegevens
• Leningen
• Financiële verplichtingen

Technische gegevens:

• IP-adres en gegevens over uw apparaat en browser bij bezoek aan onze website of ons klantportaal

Communicatiegegevens:

• Gespreksopnames, transcripties en samenvattingen van telefoongesprekken wanneer u telefonisch contact met ons opneemt via onze telefonist
• Correspondentie (e-mail, portaalberichten)

Overige persoonsgegevens:

• Die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch

BSN, identiteitsbewijzen en gevoelige gegevens

Het BSN is volgens de AVG geen “bijzondere categorie” van persoonsgegevens, maar wel een gevoelig gegeven waarvoor een streng wettelijk regime geldt: op grond van artikel 46 UAVG mogen wij het BSN alleen gebruiken wanneer een wettelijk voorschrift dat bepaalt. Wij gebruiken uw BSN daarom uitsluitend voor zover dat wettelijk is voorgeschreven, zoals bij het verzorgen van uw belastingaangiften en bij het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft.

Uw BSN en kopieën van identiteitsbewijzen verwerken wij uitsluitend binnen onze beveiligde kernsystemen voor administratie en fiscale dienstverlening. Deze gegevens voeren wij nooit in in marketing-, plannings- of AI-hulpmiddelen.

Wij verzamelen niet gericht bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens). Bij het verzorgen van belastingaangiften kunnen zulke gegevens wel incidenteel voorkomen, bijvoorbeeld bij de aftrek van zorgkosten. Wij verwerken die gegevens dan uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de aangifte.

Cliëntenonderzoek op grond van de Wwft

Als administratie- en belastingadvieskantoor zijn wij een instelling in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Op grond van artikel 3 Wwft zijn wij wettelijk verplicht om cliëntenonderzoek te doen voordat wij onze diensten verlenen. Daarbij identificeren wij u en verifiëren wij uw identiteit aan de hand van een identiteitsbewijs, en stellen wij waar van toepassing de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van uw onderneming vast.

De gegevens uit dit cliëntenonderzoek moeten wij op grond van artikel 33 Wwft bewaren tot vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie. Daarnaast zijn wij op grond van artikel 16 Wwft verplicht om ongebruikelijke transacties te melden bij FIU-Nederland. Over een dergelijke melding geldt voor ons een wettelijke geheimhoudingsplicht (artikel 23 Wwft), zodat wij u daarover niet mogen informeren.

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij er toestemming is van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u vreest dat er zonder toestemming persoonlijke gegevens zijn verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via hallo@brandboekhouders.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

In het kader van onze fiscale dienstverlening kunnen gegevens van kinderen van klanten voorkomen (bijvoorbeeld in een aangifte inkomstenbelasting). Wij verwerken deze uitsluitend voor zover dat voor die dienstverlening noodzakelijk is.

Bank- en transactiegegevens via erkende betaaldienstverleners

Wanneer u uw bankrekening koppelt aan ons platform via een erkende (rekeninginformatie)dienstverlener, worden rekening- en transactiegegevens verwerkt. Het gaat hierbij om gegevens zoals:

• rekeninghouder
• IBAN
• transactiebedragen
• data, omschrijvingen en tegenrekeningen
• en eventueel het banksaldo

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt om uw financiële administratie en boekhouding correct en efficiënt te kunnen uitvoeren. De koppeling met uw bankrekening verloopt altijd via een beveiligde verbinding conform de PSD2-regelgeving, via vergunninghoudende partijen. Brand Boekhouders heeft geen toegang tot uw bank-inloggegevens en ontvangt alleen de transactiegegevens die u expliciet heeft gedeeld via de koppeling. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening en de wettelijke bewaartermijnen die voortvloeien uit fiscale verplichtingen.

Documenten in het klantportaal

Klanten kunnen via het portaal documenten uploaden, zoals bonnen, facturen en andere administratieve bescheiden. Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten van de klant of van derden (bijvoorbeeld leveranciers of medewerkers); zie hierover ook de paragraaf “Onze rol”.

Brand Boekhouders verwerkt en bewaart deze documenten uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt: het uitvoeren van administratieve en fiscale diensten. De documenten worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is (zie “Hoe lang we persoonsgegevens bewaren”), tenzij de klant verzoekt om eerdere verwijdering en dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen.

Naast het klantportaal kunnen wij documenten van klanten opslaan in een beveiligde omgeving (Microsoft SharePoint), uitsluitend voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Doelen en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG):

• Om onze administratie-, fiscale en adviesdiensten te leveren
• Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren
• Om u toegang te geven tot ons klantportaal

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG):

• Het cliëntenonderzoek en de meldplicht op grond van de Wwft
• Fiscale verplichtingen, waaronder het gebruik van uw BSN bij belastingaangiften en de fiscale bewaarplicht

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG):

• Het telefonisch bereikbaar zijn via onze telefonist en het vastleggen van die gesprekken ten behoeve van een correcte afhandeling
• De beveiliging en verbetering van onze systemen en dienstverlening
• Het informeren van bestaande klanten over wijzigingen van onze diensten en producten, en het per e-mail toesturen van nieuwsbrieven over eigen, gelijksoortige diensten aan bestaande klanten (met in elk bericht een afmeldmogelijkheid, conform artikel 11.7 Telecommunicatiewet)

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG):

• Het verzenden van (elektronische) nieuwsbrieven aan personen die geen klant zijn
• Het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (zie “Cookies”)

Toestemming kunt u op elk moment intrekken; dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Verstrekking verplicht? Het verstrekken van uw BSN en identiteitsgegevens is een wettelijke verplichting (Wwft en fiscale wetgeving). De overige gegevens die wij vragen zijn noodzakelijk om de overeenkomst met u uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij onze diensten niet (volledig) aan u leveren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. AI-hulpmiddelen die wij inzetten doen hoogstens voorstellen; een medewerker beoordeelt en beslist.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Daarbij gelden in ieder geval de volgende termijnen:

• Fiscale bewaarplicht: administratiegegevens bewaren wij 7 jaar (artikel 52 AWR); gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Deze termijnen vangen aan na afloop van het boekjaar.
• Wwft: gegevens uit het cliëntenonderzoek bewaren wij tot 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie (artikel 33 Wwft).
• Gespreksopnames, transcripties en samenvattingen van de telefonie: niet langer dan noodzakelijk voor een correcte afhandeling en verwerking in het klantdossier; daarna worden zij verwijderd.
• Nieuwsbriefgegevens: tot u zich afmeldt.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of, bij cookies van advertentiepartijen, met uw toestemming.

Verwerkers

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde partijen die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken. Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten met afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid; wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Het gaat onder andere om:

• UpCloud en Microsoft (SharePoint): hosting van het klantportaal en beveiligde opslag van gegevens en documenten, met servers binnen de EU
• Salt Edge: het ophalen van bank- en transactiegegevens via PSD2-koppelingen (gegevens van EU-gebruikers worden binnen de EU opgeslagen)
• Brevo: het verzenden van (transactionele) e-mails, zoals inlogcodes, facturen en herinneringen (EU-hosting)
• Doxis AI Solutions B.V. (voorheen Klippa) en Taggun: OCR: het verwerken en herkennen van bonnen en facturen
• HubSpot: klantbeheer en communicatie (CRM)
• Typeform: het verwerken van onze (onboarding)vragenlijsten
• Fireflies: het automatisch maken van samenvattingen van onboardingsgesprekken
• Anthropic (Claude): AI-ondersteuning bij onze werkzaamheden
• Sainer (Kwartiermakers Pioniers B.V.): ons telefonie-systeem die inkomende telefoongesprekken opneemt, waarbij telefoonnummers, gespreksopnames, transcripties en AI-gegenereerde samenvattingen worden verwerkt op servers binnen de EU.

Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken

Sommige partijen verwerken persoonsgegevens onder eigen verantwoordelijkheid, op basis van hun eigen wettelijke taak of vergunning:

• Mollie: verwerking van betalingen en betaallinks op facturen (vergunninghoudende betaaldienstverlener onder toezicht van DNB)
• GoCardless: rekeninginformatiediensten op grond van PSD2
• Calendly: het inplannen van (kennismakings)afspraken via onze website
• Belastingdienst en andere overheidsinstanties: voor zover wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken of dit onderdeel is van onze dienstverlening (zoals het indienen van aangiften)
• Advertentie- en analysepartijen (Google, Meta, LinkedIn, Microsoft): uitsluitend voor zover u via onze cookiebanner toestemming heeft gegeven (zie “Cookies”)

Inzet van AI-ondersteuning

Ter ondersteuning van onze werkzaamheden maken wij gebruik van AI-hulpmiddelen. Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder financiële gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van uw administratie. Wij doen dit uitsluitend in zakelijke omgevingen waarin gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen en waarin met de leverancier een verwerkersovereenkomst en passende afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging zijn gemaakt. Uw BSN en kopieën van identiteitsbewijzen voeren wij nooit in in AI-hulpmiddelen. Wij voeren geen geautomatiseerde besluitvorming uit op basis van deze hulpmiddelen; een medewerker beoordeelt de uitkomsten.

Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Een aantal van de door ons ingeschakelde partijen verwerkt gegevens (deels) buiten de EER, met name in de Verenigde Staten. Dit geldt onder meer voor Typeform, Fireflies, Anthropic, HubSpot, Google, Microsoft en Calendly, en voor enkele subverwerkers die onze leveranciers inschakelen. Taggun verwerkt gegevens mede in Nieuw-Zeeland, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt.

Voor doorgiften naar de Verenigde Staten geldt per partij een passende waarborg conform hoofdstuk V van de AVG: certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework (onder andere Fireflies, HubSpot, Google, Microsoft en Calendly) of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC’s) (onder andere Anthropic en Typeform). Op verzoek lichten wij toe welke waarborg voor een specifieke partij geldt.

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Bij uw eerste bezoek vragen wij via onze cookiebanner (Cookiebot) toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken via het cookie-icoon linksonder op de website.

• Functionele en noodzakelijke cookies: voor de werking van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies en statistieken: Google Analytics 4, Microsoft Clarity en HubSpot, om het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren. Deze worden geplaatst voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven.
• Marketingcookies: Google Ads, Meta (Facebook) Pixel, LinkedIn Insight Tag en de HubSpot-advertentiepixel, voor het meten van campagnes en het tonen van relevante advertenties. Deze worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.
• Ingesloten diensten: Calendly, voor het inplannen van een afspraak via onze website.

IP-adressen worden bij analytische verwerkingen ingekort of niet volledig opgeslagen. Deze gegevens zijn daarmee gepseudonimiseerd; het blijven persoonsgegevens en wij behandelen ze ook zo.

In ons beveiligde klantportaal gebruiken wij daarnaast PostHog (gebruiksanalyse, uitsluitend voor ingelogde gebruikers) en Sentry (foutregistratie), om het portaal betrouwbaar en gebruiksvriendelijk te houden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken
• Rectificatie (correctie) van onjuiste gegevens
• Verwijdering van uw gegevens
• Beperking van de verwerking
• Bezwaar tegen de verwerking, waaronder altijd tegen direct marketing
• Gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit)
• Intrekking van toestemming, wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd

U kunt uw verzoek indienen via hallo@brandboekhouders.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, controleren wij uw identiteit zoveel mogelijk aan de hand van gegevens die wij al van u hebben, bijvoorbeeld via uw account in ons klantportaal of via het e-mailadres dat bij ons bekend is. Alleen als uw identiteit daarmee niet kan worden vastgesteld, vragen wij aanvullend bewijs. Wij vragen nooit om een onafgeschermde kopie van uw identiteitsbewijs; scherm in voorkomend geval uw pasfoto, MRZ (machine readable zone), documentnummer en BSN af. Een eventuele kopie gebruiken wij uitsluitend voor de identiteitscontrole en verwijderen wij daarna.

Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek. Bij complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; daarover informeren wij u dan binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.

Wij wijzen u er tevens op dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Datalekken en beveiligingsincidenten

Met de partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken hebben wij afgesproken dat zij ons zonder onnodige vertraging informeren over een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken kunnen zijn. Wanneer sprake is van een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit conform de AVG zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur nadat wij er kennis van hebben genomen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor u oplevert, informeren wij ook u rechtstreeks.

Wijzigingen aan ons privacybeleid

Wij werken ons privacybeleid op gezette tijden bij. Wij zullen u op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen door het nieuwe privacybeleid te publiceren op deze website.

Contactgegevens

Brand Boekhouders B.V.
Privacycontactpersoon: Ruben Baggen
Herengracht 39, 1015 BB Amsterdam 
www.brandboekhouders.nl 
hallo@brandboekhouders.nl