Als ondernemer kun je veel van de kosten die je maakt voor je bedrijf, aftrekken van je omzet. Dit verlaagt je belastbare winst, waardoor je minder belasting betaalt. Maar niet alle uitgaven worden als zakelijke kosten aftrekbaar beschouwd. In dit artikel zetten we helder op een rij welke regels er gelden voor de aftrek van zakelijke kosten.
Gemengde kosten: Wat valt wel en niet onder aftrek zakelijke kosten?
Zakelijke kosten zijn alle uitgaven die nodig zijn voor het runnen van je bedrijf. Denk aan inkoopkosten, kantoorkosten, verzekeringen, inschrijfgeld bij de Kamer van Koophandel en aanloopkosten bij de start van je onderneming. Maar als een kostenpost zowel een zakelijk als een privékarakter heeft, wordt het ingewikkelder. In dat geval zijn de kosten slechts gedeeltelijk aftrekbare zakelijke kosten.
Stel dat je een mobiele telefoon zowel zakelijk als privé gebruikt, bijvoorbeeld 50% zakelijk en 50% privé, dan wordt de helft van de aanschaf- en abonnementskosten als zakelijke kosten aftrekbaar gezien. Hetzelfde percentage geldt bij het terugvragen van de btw op deze kosten.
Niet-aftrekbare kosten
Er zijn uitgaven die geen direct verband hebben met je onderneming, zoals boodschappen, kleding of de huur of hypotheekrente van je woning. Deze worden beschouwd als privékosten en kun je daarom niet als zakelijke kosten aftrekken.
Daarnaast zijn er kosten die wel zakelijk zijn, maar toch niet aftrekbaar zijn. Denk hierbij aan verkeersboetes of belastingboetes voor te late aangiftes. Ook uitgaven voor algemene literatuur en persoonlijke verzorging vallen buiten de categorie van aftrekbare zakelijke kosten.
Representatiekosten, zoals relatiegeschenken of een diner met een klant, zijn voorbeelden van kosten die deels zakelijk zijn, maar waarvan de aftrekbaarheid beperkt is. Je kunt deze uitgaven dus maar voor een deel in mindering brengen op je winst.
Belastingdienst en aftrek van zakelijke kosten
De Belastingdienst laat vaak aan jou over welke kosten je maakt voor je onderneming, omdat jij het beste weet wat nodig is voor jouw bedrijf. Toch kan het voorkomen dat bepaalde kosten worden afgekeurd als ze te ver buiten proportie zijn in verhouding tot het nut voor je bedrijf. Zo was er eens een arts die een klein vliegtuig kocht om naar congressen te vliegen. In dat geval oordeelde de Belastingdienst dat dit niet binnen de aftrekbare zakelijke kosten viel.
Er bestaat geen handboek dat precies aangeeft welke kosten wel of niet zakelijk aftrekbaar zijn. Het is daarom altijd belangrijk om kritisch te kijken naar de uitgaven die je doet en jezelf af te vragen of ze echt nodig zijn voor je onderneming.
Wij helpen je graag verder
Als je twijfelt over welke zakelijke kosten aftrekbaar zijn of over specifieke uitgaven, staan onze specialisten voor je klaar om je situatie te bekijken en je verder op weg te helpen. Plan eenvoudig een vrijblijvende afspraak, dan zorgen we samen voor de beste oplossing die past bij jouw bedrijf.
