De feestdagen komen eraan en veel bedrijven geven kerstpakketten of organiseren borrels voor medewerkers en relaties. Regelmatig geven bedrijven jaarlijks zakelijke kerstgeschenken aan personeel en relaties. Dit is hét moment om de inzet en loyaliteit van jouw team en de relatie met jouw klanten oprecht te waarderen. Het geven van kerstgeschenken creëert bovendien een warm gevoel van saamhorigheid binnen het bedrijf.
Het begrijpen van de voorkeuren van personeel en zakelijke relaties is essentieel om het juiste kerstgeschenk te selecteren. Zakelijke kerstgeschenken kunnen op maat worden samengesteld, zodat ze perfect aansluiten bij de wensen van de ontvanger.
Een kerstgeschenk is niet alleen een blijk van waardering, maar versterkt ook de relatie met je team en klanten. Fiscaal gezien zijn er echter belangrijke regels waarmee je rekening moet houden. In dit artikel leggen we uit hoe je zakelijke kerstcadeaus en borrels in 2025 fiscaal optimaal kunt regelen.
Medewerkers: kerstpakketten en borrels via de WKR
Voor medewerkers vallen kerstpakketten en borrels onder de Werkkostenregeling (WKR). Binnen deze regeling mag je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast uitkeren, zolang je binnen de vrije ruimte blijft.
Vrije ruimte in 2025
In 2025 geldt:
- 2% van de fiscale loonsom tot €400.000.
- 1,18% over het meerdere.
Je mag dit bedrag gebruiken om onbelast vergoedingen te geven aan medewerkers.
Boven de vrije ruimte
Kom je boven de vrije ruimte uit? Dan betaalt de werkgever een eindheffing van 80% loonbelasting over het bedrag dat je overschrijdt.
Wanneer is een zakelijk geschenk of cadeau “gebruikelijk”?
De Belastingdienst eist dat vergoedingen “gebruikelijk” zijn. Dat betekent:
- Passend bij wat andere bedrijven in jouw branche doen.
- Een redelijke waarde (bijvoorbeeld een normaal kerstpakket of standaard bedrijfsborrel).
- Geen extreem luxe of opvallend afwijkende cadeaus (bijvoorbeeld dure elektronica of e-bikes).
Tips voor kerstpakketten en borrels:
- Zorg dat de waarde van pakketten of borrels binnen de vrije ruimte valt.
- Houd het redelijk en brancheconform om correcties door de Belastingdienst te voorkomen.
- Bewaar administratie van kosten, datum en ontvanger.
Het is gebruikelijk én waardevol om kerstgeschenken persoonlijk te maken door deze te personaliseren, bijvoorbeeld met een logo of een unieke verpakking. Door rekening te houden met de specifieke wensen en voorkeuren van medewerkers, ontstaat een origineel kerstgeschenk met persoonlijke touch, dat perfect aansluit bij de interesses van de ontvanger en binnen de gebruikelijke normen blijft. Zo maak je met originele kerstgeschenken een blijvende indruk.
Zakelijke kerstgeschenken en relatiegeschenken: klanten en leveranciers
Geschenken aan relaties hebben andere fiscale regels dan geschenken aan medewerkers.
Kerstgeschenken voor relaties kunnen variëren van unieke kerstgeschenken die indruk maken tot kleine bedankjes, afhankelijk van de relatie en het gewenste effect.
Representatiekosten
Representatiekosten zijn uitgaven die je doet voor relaties, zoals relatiegeschenken, zakelijke lunches, borrels of diners. Het geven van relatiegeschenken is een manier om loyaliteit en waardering te tonen aan klanten en leveranciers, en laat zien dat je hun inzet en loyaliteit waardeert. Voor de fiscale aftrek gelden in 2025 twee mogelijkheden:
1. Drempelregeling
- De eerste € 5.700 per jaar aan representatiekosten is niet aftrekbaar.
- Alles boven deze drempel is 100% aftrekbaar.
- Deze regeling geldt per boekjaar.
2. Gedeeltelijke aftrek (alternatief)
- Inkomstenbelasting: 80% aftrekbaar.
- Vennootschapsbelasting: 73,5% aftrekbaar.
- Hierbij is er geen drempel; de regeling geldt over alle representatiekosten.
Let op: Je kunt per jaar kiezen welke methode je toepast, maar niet beide tegelijk.
Btw-aftrek op relatiegeschenken
Het bedrag per ontvanger mag maximaal € 227 (exclusief btw) per boekjaar zijn. Wordt deze grens overschreden, dan is de btw over het volledige bedrag niet aftrekbaar.
Kortom:
- Blijf je onder € 227 excl. btw? Dan is de btw is volledig aftrekbaar.
- Kom je boven € 227 uit? Dan is de btw in zijn geheel níet aftrekbaar (dus niet alleen over het deel boven de grens).
Uitzondering op de € 227-regel:
Als de ontvanger het geschenk zelf zakelijk had kunnen aanschaffen en daarbij minstens 30% van de btw had mogen aftrekken, dan mag jij als gever de btw toch aftrekken, ook als het geschenk duurder is dan € 227. Voorbeeld: een laptop voor een btw-plichtige ondernemer.
Let op: de 30%-regel geldt alleen wanneer de ontvanger ook daadwerkelijk btw-plichtig is. Is de ontvanger niet btw-plichtig (bijv. particulier, btw-vrijgestelde organisatie), dan kan deze uitzondering niet worden toegepast.
Borrels, etentjes en evenementen voor relaties
Kosten voor zakelijke borrels, lunches en diners met klanten vallen onder representatiekosten. Daarvoor gelden dus dezelfde aftrekregels als hierboven.
Let op: Een borrel voor alleen personeel → WKR
Een borrel voor klanten en relaties → representatiekosten
Geschenken met promotiedoeleinden en bedrijfslogo
Geschenken die bedoeld zijn om je bedrijf te promoten, worden gezien als reclamekosten en zijn volledig aftrekbaar wanneer:
- Het een duidelijk promotioneel karakter heeft.
- Het voorzien is van je bedrijfsnaam of logo.
- De waarde meestal laag tot middelmatig is (bijvoorbeeld: pennen, notitieblokken, simpele gadgets, kalender, herbruikbare koffermokken).
Gepersonaliseerde kerstgeschenken, bijvoorbeeld met een uniek ontwerp, bedrukking, logo of persoonlijke boodschap, dragen bij aan de promotie van je bedrijf. Zo geef je jouw kerstgeschenk een persoonlijke en professionele uitstraling die de merkherkenning versterkt.
Let op: luxe cadeaus vallen doorgaans niet onder reclamekosten.
Vijf praktische tips voor fiscaal slimme eindejaarsgeschenken in 2025
- Plan een budget per medewerker en per relatie om verrassingen te voorkomen.
- Documenteer alles zorgvuldig: ontvanger, datum, kosten excl. btw en doel.
- Check je WKR-vrije ruimte tijdig.
- Houd relatiegeschenken onder € 227 excl. btw per ontvanger om btw-aftrek te behouden.
- Maak onderscheid tussen promotie-, representatie- en personeelskosten en boek ze correct.
- Bekijk het uitgebreide assortiment kerstgeschenken op tijd en begin vroeg met plannen, zodat je niets vergeet en optimaal kunt profiteren van alle mogelijkheden.
Klaar voor een zorgeloze eindejaarsplanning?
Zakelijke kerstcadeaus en borrels zijn een uitstekende manier om waardering te tonen en relaties te versterken. Fiscaal slim organiseren in 2025 betekent rekening houden met de WKR voor medewerkers, drempels voor Btw-aftrek en representatiekosten voor relaties. Met goede planning, administratie en kennis van de regels kun je kosten optimaal aftrekken en belasting besparen.
Wil je zeker weten dat jouw kerstcadeaus en borrels in 2025 fiscaal slim zijn geregeld? Neem contact met ons op.
