Als ondernemer heb je de verplichting om je boekhouding een bepaalde tijd te bewaren. Dit is niet alleen belangrijk om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, maar ook om bij eventuele controles of naheffingen over de juiste documenten te beschikken. Maar hoe lang moet je precies je boekhouding bewaren? In deze blog leggen we het voor je uit.
Wat zegt de wet over het bewaren van je boekhouding?
De Belastingdienst hanteert verschillende termijnen voor het bewaren van je boekhouding en administratieve gegevens. Over het algemeen geldt dat de boekhouding maximaal 7 jaar moet worden bewaard. Dit omvat onder andere:
- De inkoop- en verkoopadministratie
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- Het grootboek
Bij onroerende zaken, zoals vastgoed, geldt echter een langere termijn van maximaal 10 jaar. Dit komt doordat transacties met onroerend goed een langduriger impact hebben en daarom langer toegankelijk moeten blijven voor controle.
Wanneer moet ik beginnen met het bewaren van mijn boekhouding?
Het is belangrijk om te weten dat de bewaartermijn pas begint te lopen nadat de gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren. Bijvoorbeeld: bij een leasecontract dat 4 jaar duurt, moet je dit contract gedurende deze periode bewaren. Pas na afloop van deze 4 jaar begint de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar en moet je je boekhouding dus bewaren.
Uitzonderingen en afspraken voor hoe lang boekhouding bewaren
Er zijn enkele uitzonderingen waarbij kortere bewaartermijnen van je boekhouding mogelijk zijn. In overleg met de Belastingdienst kun je bijvoorbeeld afspraken maken over een kortere bewaartermijn voor bepaalde administratieve gegevens. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en bieden wat flexibiliteit, maar de basisgegevens, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, moeten altijd de volledige termijn van 7 jaar bewaard blijven.
Wat geldt voor hoe lang bewaren van boekhouding particulieren?
Voor particulieren is er geen officiële bewaarplicht, maar het wordt aangeraden om administratieve gegevens zoals loonstrookjes en bankafschriften minimaal 5 jaar te bewaren. Dit is namelijk de periode waarin de Belastingdienst een naheffingsaanslag kan opleggen. Mocht er bijvoorbeeld een onenigheid ontstaan over een belastingaanslag, dan heb je nog de nodige bewijzen bij de hand.
Het correct bewaren van je administratie is essentieel voor iedere ondernemer. Door de wettelijke termijnen van 7 tot 10 jaar aan te houden, voorkom je problemen met de Belastingdienst en ben je goed voorbereid op eventuele controles. Langer bewaren van je boekhouding is natuurlijk toegestaan, maar niet wettelijk vereist. Vergeet niet dat je met de Belastingdienst kunt overleggen over kortere bewaartermijnen voor specifieke gegevens, maar zorg ervoor dat je de basisgegevens altijd de volledige 7 jaar bewaart.
Wil je meer weten over de bewaartermijnen of heb je hulp nodig bij het bijhouden van je boekhouding? Neem dan contact met ons op voor deskundig advies en ondersteuning. Samen zorgen we ervoor dat jouw administratie altijd op orde is!
