Wil je een eenmanszaak starten? Het opzetten van een goede administratie is een cruciale stap om je onderneming succesvol te maken. Als zzp’er ben je wettelijk verplicht je financiële zaken op orde te hebben. In dit artikel bespreken we hoe je dit aanpakt, van het registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK) tot het kiezen van de juiste tools voor je boekhouding.

1.Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel om je eenmanszaak te starten (KvK)
Het starten van een onderneming begint met de inschrijving bij de KVK. Voordat je je inschrijft, is het belangrijk om goed na te denken of je kiest voor een eenmanszaak of een BV. Verwacht je in korte tijd flink te groeien en wil je de persoonlijke aansprakelijkheid beperken? Dan kan een BV de juiste keuze voor jou zijn. Hoewel je de rechtsvorm later nog kunt aanpassen door middel van een omzetting, kan het handig zijn om dit vooraf al te overwegen. Tijdens je inschrijving bepaalt de KvK-medewerker samen met jou een SBI-code die jouw bedrijfsactiviteiten beschrijft. De KvK geeft jouw gegevens door aan de Belastingdienst, die je binnen twee weken een btw-id en omzetbelastingnummer toestuurt.
2. Zorg voor een goede administratie
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. Een overzichtelijke administratie geeft inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf en helpt bij het doen van belastingaangifte. Je kunt kiezen om je boekhouding zelf te doen of uit te besteden. Naast het zorgvuldig bijhouden van je administratie kan een boekhouder je ook helpen bij het overzicht houden van je financiën. Dit overzicht is een belangrijk onderdeel van wat een boekhouder doet, omdat het je bedrijf helpt financieel gezond te blijven.
Belangrijke onderdelen van je administratie:
- Facturen: Zorg dat je facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
- Bonnen en uitgaven: Bewaar alle zakelijke bonnen en uitgaven.
- Banktransacties: Gebruik een aparte zakelijke bankrekening voor een duidelijk overzicht.
- Contracten en overeenkomsten: Bewaar afspraken met klanten en leveranciers.
- Kilometerregistratie: Houd zakelijke kilometers bij voor belastingaftrek. Dit is alleen nodig wanneer je jouw privéauto gebruikt voor zakelijke kilometers. Wil je weten of het voordeliger is om een auto op de zaak te zetten of privé te houden? Lees dan ons artikel hierover.
Het is belangrijk om een goede administratie bij te houden al vanaf de start van je eenmanszaak. Een onvolledige administratie kan leiden tot vervelende gevolgen, zoals omkering van de bewijslast. Dit betekent dat de Belastingdienst je omzet en winst zelf kan vaststellen, met mogelijk hogere belastingen als gevolg. Zonder een goede administratie kun je ook geen aanspraak maken op voordelen zoals de kleineondernemersregeling of investeringsaftrek. Lees hier meer over hoe lang moet je je boekhouding bewaren.
3. Regel je belastingen
Je krijgt als zzp’er te maken met omzetbelasting (btw) en inkomstenbelasting. Het is belangrijk om regelmatig geld opzij te zetten voor belastingen. Overweeg ook om gebruik te maken van de kleineondernemersregeling (KOR) als je jaaromzet onder €20.000 blijft. Deze regeling kan je administratieve lasten verlichten.
4. Kies de juiste tools bij het starten van je eenmanszaak
Een goede administratie begint met de juiste hulpmiddelen. Overweeg online boekhouden door middel van software waarmee je facturen kunt maken, inkomsten en uitgaven kunt bijhouden, en eenvoudig btw-aangifte kunt doen. Veel van deze programma’s bieden ook koppelingen met je bankrekening. Zorg er ook voor dat je digitale bestanden en software bewaart zoals vereist door de Belastingdienst.
5. Beperk je risico’s
Bescherm jezelf tegen onverwachte kosten en aansprakelijkheden na het starten van je eenmanszaak. Stel algemene voorwaarden op en sluit de nodige verzekeringen af, zoals:
- Aansprakelijkheidsverzekering
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Bedrijfsschadeverzekering
6. Houd rekening met bewaartermijnen
Je moet administratieve gegevens zoals het grootboek, de voorraadadministratie en loonadministratie minimaal zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde internationale transacties geldt een termijn van tien jaar. Zorg ervoor dat je administratie overzichtelijk en toegankelijk blijft, zodat de Belastingdienst deze binnen een redelijke termijn kan controleren.
7. Bewaar overzicht met een ondernemersplan
Een ondernemersplan is niet verplicht, maar helpt je om je financiële doelen en strategieën helder te krijgen. Dit plan kan dienen als leidraad voor het opzetten van je administratie en het bepalen van je tarieven. Het geeft je bovendien een goed beeld van je verwachte inkomsten en uitgaven.
Het starten van een eenmanszaak vereist een goed begin, vooral als het gaat om je administratie. Met een inschrijving bij de KVK, een duidelijke boekhouding en het regelen van je belastingen leg je een stevige basis voor je onderneming. Zorg dat je risico’s beperkt, gebruik tools die je werk efficiënter maken en houd rekening met bewaartermijnen.
Ben je klaar om te starten? Neem contact met ons op voor advies over jouw administratie en maak een vliegende start met je onderneming!