Een vereniging bestaat uit leden die samen activiteiten organiseren om een gemeenschappelijk doel na te streven. Naast het plezier en de samenwerking is het echter belangrijk dat er een goede boekhouding is voor de vereniging. Een duidelijke administratie is essentieel voor de boekhouding van elke vereniging. Moet je hiervoor een boekhouder inschakelen of kun je dit zelf doen? In dit artikel zetten we de belangrijkste overwegingen op een rij om je hierbij te helpen.
Waarom is een goede administratie voor een vereniging belangrijk?
Een correcte boekhouding is niet alleen verplicht, maar ook praktisch voor het functioneren van een vereniging. Dit zijn de belangrijkste redenen:
- Wettelijke verplichting: Verenigingen moeten hun financiële administratie minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt voor facturen, bankafschriften en andere belangrijke documenten.
- Financiële duidelijkheid: Een overzichtelijke administratie geeft inzicht in inkomsten, uitgaven en de financiële gezondheid van de vereniging.
- Verantwoording: Als vereniging ben je vaak afhankelijk van subsidies, contributies en donaties. Een transparante administratie toont aan hoe het geld is besteed.
Wanneer is een boekhouder nodig?
Het inschakelen van een boekhouder is niet altijd verplicht. Een verplichte boekhoud controle geldt pas wanneer een organisatie voldoet aan de volgende criteria:
- Een balanstotaal van meer dan €4,4 miljoen,
- Een netto-omzet van meer dan €8,8 miljoen, of
- Meer dan 50 werknemers in dienst (FTE).
Aangezien de meeste verenigingen hier niet aan voldoen, is een boekhouder vaak geen wettelijke vereiste. Toch kan het in veel situaties wél nuttig zijn. Hier zijn enkele voorbeelden waarin een boekhouder van waarde kan zijn:
- Bij complexe financiële situaties: Heeft je vereniging veel leden, verschillende inkomstenbronnen of te maken met BTW-plicht? Dan kan een boekhouder orde scheppen in de complexiteit.
- Bij gebrek aan kennis: Niet elke vereniging beschikt over leden met kennis van financiële administratie. Een boekhouder voorkomt fouten en bespaart tijd in de boekhouding van een vereniging.
- Voor subsidieaanvragen: Bij het aanvragen van subsidies of verantwoording afleggen aan subsidieverstrekkers kan een boekhouder helpen om alles correct op papier te zetten.
- Voor continuïteit: Als financiële taken door vrijwilligers worden uitgevoerd, kan continuïteit een probleem zijn. Een boekhouder biedt stabiliteit.
Voordelen van een boekhouder voor een vereniging
Het inhuren van een boekhouder om de boekhouding van jouw vereniging te doen brengt diverse voordelen met zich mee:
- Tijdwinst: Het uitbesteden van de administratie geeft bestuurders meer tijd voor andere taken;
- Professionele expertise: Een boekhouder is op de hoogte van de laatste regels en wetgeving;
- Betrouwbaarheid: Met een professional voorkom je administratieve fouten die tot boetes of problemen kunnen leiden;
- Rust: Je weet zeker dat de financiële zaken goed geregeld zijn.
Hoewel een boekhouder kosten met zich meebrengt, wegen de voordelen vaak zwaarder. Veel boekhouders bieden pakketten aan die specifiek zijn afgestemd op verenigingen, zodat je vooraf duidelijk weet waar je aan toe bent.
Zelf boekhouding vereniging doen of uitbesteden?
Of je de administratie zelf doet of uitbesteedt, hangt af van de grootte en complexiteit van je vereniging. Kleine verenigingen met eenvoudige financiële stromen kunnen de administratie vaak zelf afhandelen met behulp van boekhoudsoftware. Grotere verenigingen hebben vaak baat bij een professionele boekhouder.
Belangrijke tips voor verenigingen die hun boekhouding zelf willen doen:
- Gebruik boekhoudsoftware die speciaal is ontworpen voor verenigingen;
- Houd een duidelijke scheiding tussen financiële taken en andere bestuurszaken;
- Zorg dat minimaal twee personen inzicht hebben in de financiële administratie.
Een boekhouder is niet altijd verplicht voor een vereniging, maar kan in veel gevallen een waardevolle toevoeging zijn. Het brengt professionaliteit, tijdwinst en zekerheid. Zeker bij complexe financiële structuren of een gebrek aan kennis binnen de vereniging is het verstandig om een professional in te schakelen.
Ben je benieuwd naar wat een boekhouder voor jouw vereniging kan betekenen? Neem contact op met een van onze experts voor advies op maat.
